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La logistica 2.0 parte dalla digitalizzazione dei documenti: l’esperienza di Bomi Group

Grazie all’implementazione degli scanner Fujitsu in numerose sedi operative, l’azienda ha semplificato la gestione di tutti i documenti di spedizione, ottimizzando le attività e migliorandone l’accuratezza, con la protezione completa della privacy dei clienti

Bomi Group è una multinazionale attiva da oltre 35 anni nel campo della logistica integrata a servizio del settore Healthcare. Presente in 20 Paesi nel mondo con oltre 3.000 dipendenti tra Europa e America Latina, vanta più di 150 clienti multinazionali attivi nella supply chain della salute.

In Italia, Bomi Group si occupa di gestire dispositivi medicali e diagnostici, farmaci e prodotti per la tutela della salute presso i propri magazzini e di consegnali a ospedali, laboratori di analisi, farmacie e pazienti domiciliari grazie a una flotta composta da oltre 300 mezzi e all’utilizzo di tecnologie all’avanguardia.

Il quartiere generale dell’azienda è a Spino d’Adda, in provincia di Cremona. 21 poli logistici, suddivisi tra magazzini di stoccaggio e hub regionali di trasporto, consentono di coprire tutto il territorio nazionale garantendo servizi tempestivi ed affidabili.

La sfida

Al fine di rendere più efficienti i processi amministrativi, incrementare la sicurezza e ridurre i costi operativi, l’azienda ha condotto un’analisi sulle attività che richiedevano maggiori quantità di tempo al personale, con l’obiettivo di considerare una loro possibile ottimizzazione. Dall’indagine è emerso come la gestione dei documenti di trasporto fosse tra le più complesse e impegnative. Nonostante la forte spinta alla digitalizzazione di questi anni, molte realtà nel settore Healthcare richiedono ancora documenti cartacei, di conseguenza la maggior parte delle spedizioni era ancora accompagnata da una bolla che doveva essere digitalizzata e resa disponibile al cliente finale. Dato il grande numero di spedizioni e documenti generati, Bomi si affidava a un partner esterno ma questo processo prevalentemente manuale nel tempo si è rivelato però inefficiente, la necessità di portare il processo in-house era ormai evidente.

Bomi ha quindi deciso di rivolgersi a Fujitsu per installare una soluzione facile da usare, veloce e che potesse rendere le bolle digitalizzate facilmente consultabili anche dai clienti. A maggio 2021 sono stati installati i primi scanner nella sede principale e dopo una veloce implementazione si sono aggiunti altri dispositivi su quasi tutte le sedi italiane. Attualmente, sono presenti in azienda 25 scanner di rete N7100A.

“Gli scanner di Fujitsu ci consentono, con un solo tasto, di digitalizzare e salvare direttamente sul nostro server il documento riconoscibile tramite numero del codice a barre, risparmiando una significativa quantità di tempo, che possiamo dedicare ad altre attività di business,” evidenzia Ronny Sarmiento, Global IT Procurement Specialist di Bomi. “La riduzione nell’investimento di tempo e costi è evidente, con un processo che ora è praticamente immediato, con bassissimi margini di errore e rischi di perdita di documenti. Abbiamo già provveduto all’installazione di scanner Fujitsu in oltre 20 sedi e abbiamo in programma di collaborare con l’azienda anche in ottica futura, per sviluppare un software in grado di supportarci ulteriormente nella successiva fase di controllo.”

La soluzione

Dopo un’attenta analisi delle soluzioni disponibili sul mercato da parte del dipartimento IT, Bomi ha deciso di affidarsi a Fujitsu per l’efficienza e le prestazioni garantite dai prodotti e per la solida reputazione del brand, caratterizzato da una storica tradizione di affidabilità.

Con il loro design compatto e prestazioni elevate, gli scanner di rete N7100A consentono a Bomi di effettuare scansioni rapide dei documenti di trasporto rendendo le versioni digitali immediatamente accessibili ai clienti, salvaguardando quindi la privacy e rispettando le rigide normative del settore Healthcare.

Benefici

• Digitalizzazione precisa, affidabile e veloce dei documenti

• Disponibilità immediata dei dati acquisiti sul server dedicato

• Risparmio dei costi e di tempo, grazie all’internalizzazione del processo

• Velocità di consultazione

• Incremento della produttività

Il risultato

“La scelta di Fujitsu come partner si è risultata vincente e l’investimento si è ripagato in pochissimo tempo, il processo di digitalizzazione è veramente semplice e intuitivo. Lo scanner si è rivelato una soluzione davvero utile e intelligente, in grado di rilevare ogni possibile anomalia nella scansione e avvisare immediatamente il personale in caso di errato posizionamento per evitare errori,” sottolinea Sarmiento. “Nel corso dei prossimi mesi prevediamo l’acquisto di ulteriori scanner per raggiungere l’obiettivo di poter dotare tutte le nostre sedi di almeno uno di questi preziosi strumenti e ottimizzare operazioni, controllo e sicurezza.”